Эффективное управление временем

 

 

Все мы знаем, что время ограничено, и 5 рабочих дней, даже если работать по 24 часа в сутки, недостаточно.

Успешные люди отличаются от неуспешных тем, что знают один очень важный секрет. Этот секрет есть эффективное Управление Временем. Управление Временем-это искусство, позволяющее повысить эффективность труда.

Сегодня эффективное Управление Временем-это не только приоритет управляющих, руководителей, деловых людей, но и родителей, учителей, любого, кто желает достичь максимальных результатов на работе, в общественной сфере, семье.

Стивен Кови в своей книге "7 навыков высокоэффективных людей” уделяет детальное внимание вопросу Управления Временем. Он выделяет 4 поколения Управления Временем.

Изучая на протяжении многих лет область Управления Временем С.Кови пишет, что лучшая идея в этой области может быть передана одной фразой: “Организация и действия на основе приоритетов”.

Теория Управления Временем, также как и все в этом мире, имела свое развитие. Каждое  поколение Управления Временем продвигало нас ко все большей возможности управлять своей жизнью эффективно.

1-ое поколение может быть охарактеризовано записками и памятками, попыткой как-то упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат Времени и сил.

2-ое поколение можно охарактеризовать появлением календарей и деловых дневников. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свое будущее на несколько лет.

3-е поколение отражает современный этап управления Временем. Именно здесь появляется идея расстановки приоритетов; появляется понятие ежедневного планирования. 3-е поколение уделяет внимание постановке конкретных целей: кратко-, средне-, долгосрочных. При всем значительном вкладе 3-го поколения, люди стали осознавать, что, занимаясь планированием и Управлением Временем, стали терять непосредственность, спонтанность действий, вкус к жизни, тяжело стало развивать плодотворные отношения с людьми, удовлетворять человеческие потребности. Здесь шла борьба за Время. Таким образом, люди снова стали переходить на методы Управления 1-го и 2-го поколения.

Однако сегодня уже возникает 4-ое,совсем иное поколение. Здесь задача заключается не в том, чтобы Управлять Временем, а в том, чтобы управлять самими собой. Вместо того, чтобы сосредоточиться на действиях и Времени, 4-ое поколение фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результатов.

Матрица Управления Временем наглядно показывает суть 4-го поколения Времени:

Срочные	Не Срочные
1.Дела:Критические ситуацииНеотложные проблемы Проекты с “горящим”сроком исполнения	2.Дела:Создание связейПоиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
3.Дела:Некоторые телефонные звонкиКакие-то сообщения Распространенные виды деятельности	4.Дела:Мелочи, отнимающие времяЗвонки Пустая потеря времени

 

Здесь виды деятельности можно охарактеризовать 2-мя факторами: срочным и важным.

Срочное-то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом “Сейчас!”. Звонящий телефон-это срочное. Как правило, срочные дела видимы, приносят удовольствие, но при этом чаще всего являются не важными.Срочные дела отнимают время, создают видимость занятости,но не ведут Вас к эффективной реализации целей.

Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в реализацию наиважнейших целей, в ваши ценности. Как правило, важные дела являются несрочными, но тем не менее именно они требуют от нас больше инициативы и проактивности. С.Кови пишет, что “если мы не практикуем Навык 2 “Начинайте, представляя конечную цель”, у нас нет четкого представления о том, что важно,то мы легко переходим к реагированию на срочное”.

Как видим, Квадрат 1 является одновременно срочным и важным. Наши дела из Квадрата 1 связаны с тем, что мы обычно называем “кризисами”, “проблемами”. Причем, сосредотачиваясь только на Квадрате 1 , он становится все больше и больше до тех пор, пока не накроет Вас целиком, как огромная волна. Многие люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемы проблемами. И потому, единственное убежище от всех проблем для них, является бегство к неважным и несрочным делам Квадрата 4.

Таким образом, такие люди, уделяя свое время на 90% Квадрату 1 и 10% Квадрату 4, имеют следующие результаты:

• Стресс
• Самосожжение
• Вечный бой.
• 
  

С.Кови показывает, что в этих 2-х квадратах точно не следует быть, если Вы хотите жить счастливой и полноценной жизнью!

Есть другие люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный Квадрат 3. Образ жизни тех, кто тратит время почти исключительно в Квадратах 3 и 4, можно назвать безответственным. Эффективные люди держатся в стороне от этих Квадратов, т.к. они не важные. Они проводят больше времени вКвадрате 2.

Квадрат 2-это сердце эффективного персонального управления. Он включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, долгосрочное планирование, подготовка-все те дела, которые мы считаем нужными, но за которые редко заставляем себя взяться, т.к. они несрочные.

Вот результаты, которые получают люди, находясь в Квадрате 2:

• Видение, перспектива
• Дисциплинированность
• Контроль
• Малое количество кризисных ситуаций.
• 
  

Эффективный человек мыслит не проблемами, а возможностями. С.Кови пишет, что кто бы Вы ни были-студент университета, рабочий, домохозяйка или президент компании, если Вы спросите себя, какие дела относятся кКвадрату 2, и станете развивать активность, выполняя их, то придете к нужным результатам. Ваша эффективность поразительно вырастет. Здесь срабатывает Принцип Парето: 80% результатов проистекает из 20% усилий.

Для того, чтобы чаще находиться в Квадрате 2, нужно освободить Время из Квадратов 3 и 4. Как пишет С.Кови : “Чтобы сказать “ДА” важным приоритетам Квадрата 2,нужно научиться говорить “НЕТ” другим, порой даже срочным делам”. Мы ежедневно, как правило, по много раз в день говорим чему-то “ДА” или “НЕТ”. Суть эффективного управления временем и жизнью заключается в том, чтобы организовать себя и действовать  на основе того, что для Вас важно.

Одна из причин, из-за которых люди отказываются исполнять инструменты 3-го поколения, заключается в утрате ими непосредственности, спонтанности, гибкости в отношении с другими людьми. Здесь внимание уделяется прежде всего времени, и только потом людям. Поэтому люди становятся черствыми и негибкими.

Инструмент 4-го поколения признает принцип, гласящий, что люди важнее вещей. 4-ое поколение продвинулось дальше 3-го по нескольким важнейшим направлениям:

1. Оно основано на принципах. Др.словами, здесь время рассматривается в контексте того, что на самом деле важно и эффективно;
2. Оно направляется совестью, т.е дает возможность организовывать свою жизнь наилучшим образом в соответствии со своими глубинными ценностями;
3. Оно определяет Вашу миссию , включая ценности и долгосрочные цели. Это придает осмысленность тому, как Вы проводите свой день;
4. Оно привносит больший смысл в Ваши дела посредством еженедельного планирования.

 

Отсюда можно сделать следующее резюме: в 4-ом поколении Управления Временем внимание уделяется человеческим отношениям и результатам, а уже затем времени.

Находясь в Квадрате 2 и применяя инструменты 4-ого поколения, С.Кови показывает, что абсолютно любой человек может достигнуть тех вершин успеха, которых только он пожелает.

Будьте Активны,упорны,  решите, что для Вас важно в жизни, научитесь правильно управлять своим временем и всегда помните про Принцип Парето: 80% результатов проистекает из 20% усилий.

 

 Советуем посетить тренинг: Эффективные переговоры в бизнесе