Переписка с дебитором во время поддержки отношений
1) Всегда извещайте партнера о том, когда и что будет ему отправлено, даже если даты оговорены заранее.
2) Если по каким-то причинам возникает задержка отправки, изменение в количестве или составе груза, то необходимо сразу написать об этом партнерам (не позже 24 часов).
3) Если сроки периодичности поставок меньше, чем сроки погашения задолженности, необходимо указать в письме не только срок, но и за какую партию товара должен быть перечислен платеж.
Подобные письма, позволяют не только строить хорошие отношения с клиентом, но и своевременно контролировать процесс оплаты товара.
Пример:
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Согласно договору № 111 от 01.02.2011 (или согласно устной договоренности),
30.09.2011 Вам будет отправлен груз (наименование и количество груза). Срок оплаты данного груза 30.10.211.
Мы будем признательны, если Вы сообщите нам о получении указанного груза, после приемки товара.
Сообщаем Вам, что оплата ранее доставленного товара по накладной № 110 от 15.09.2011, должна быть совершена не позднее 15.10.2011.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
25.09.2014
Внимание: Если после поставки товара, клиент написал о своих претензиях к качеству поставки, необходимо ему немедленно ответить, указав на сроки в которые будет удовлетворена претензия.
Пример:
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Мы получили Ваше письмо, с указанием на несоответствие груза доставленного 30.09.2011 с перечнем в накладной № 110.
Мы приносим Вам свои искренние извинения и обещаем Вам, что в срок не более пяти дней, мы разберемся в причинах данного недоразумения и примем соответствующие меры.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
05.10.2014
Переписка по долгам.
Необходимо соблюдать следующие условия:
a) Письменная коммуникация необходимо даже при наличии личных встреч.
b) Все письма – должны быть посланы по почте, с обязательным уведомлением о вручении, и носить официальный характер.
c) Во все письма обязательно должны быть вложены накладная и копия счета, и информация о дате поставке и сумме долга должна быть дополнительно продублирована в тексте каждого письма.
d) Составление нескольких вариантов писем в зависимости от группы риска клиента.
e) Персонификация: использование в тексте имени и фамилии адресата. Важно, чтобы имя и фамилия были написаны правильно.
f) Будьте, по возможности, неопределенны, высказывая обещания и предупреждения.
g) Будьте последовательны в выполнении своих обещаний.
h) Все письма должны быть написаны от имени генерального директора, на имя генерального директора компании должника.
i) Более четырех писем писать не имеет смысла, так как это покажет вашу несостоятельность и несерьезность намерений.
Правило четырех писем:
Первое письмо клиенту: простое напоминание
Основные правила:
Доброжелательность
Краткость
Напомнить о сделке
Отметить, что Вы ждете платежа
Пример 1.
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Наша фирма выражает благодарность за сотрудничество. Однако, хотим Вам сообщить, что оплата в размере ***** руб. за товар поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно договору № 111 от 01.02.2011 .
Убедительно просим проверить данные об оплате нашего счета, и устранить данное недоразумение в кротчайшие сроки.
Надеемся, что наше сотрудничество успешно продолжится.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
25.04.2014
Второе письмо: строгое напоминание.
Основные правила:
Строгость, краткие предложения
Приложить счет
Напомнить условия договора
Предложить или совершить платеж, или выслать график платежей
Настаивать на письменном ответе или платеже
Пример 2.
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Вынуждены повторно напомнить Вам, что оплата в размере ***** руб. за товар поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно договору № 111 от 01.02.2011 .
Просим Вас незамедлительно принять необходимые меры, для погашения долга за поставленный товар.
В случае, если до 15.05.2011 не будет произведена оплата, то мы будем вынуждены начислить пени согласно условиям договора.
Предлагаем Вам немедленно погасить всю сумму долга, или в срок до 10.05.2011выслать график платежей по погашению указанного долга.
С нетерпением ждем от Вас ответного письма с указанием о принятых мерах.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
30.04.2014
Третье письмо: требование.
Основные правила:
Излагать четкие и определенные требования
Назначить дату платежа
Использовать визуальные средства воздействия (выделить свое письмо из общего объема корреспонденции)
Обязательно приложить копию счета
Добавляется информация о штрафных санкциях
Пример 3.
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Несмотря на многократное обращение к Вам, оплата в размере ***** руб. за товар, поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно подписанному Вами договору № 111 от 01.02.2011 .
В связи с этим, мы требуем погасить всю сумму долга в срок до 10.05.2011, в противном случае, после указанного числа, без дополнительных уведомлений нами будет приостановлено предоставление услуг, и мы будем вынуждены обратиться в суд по поводу нарушения Вами взятых на себя договорных обязательств.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
05.05.2014
Четвертое письмо: официальная претензия
Основные правила:
Сообщение о передаче дела в суд или третьей стороне.
Обязательно приложить копию счета.
Приложить (если есть) акт бухгалтерской сверки
Приложить копию уведомления о принятии дел на рассмотрение в суд.
Пример 4.
Директору ООО «Мутьтрест»
И.И. Иванову
Уважаемый Иван Иванович!
Поскольку многократное обращение к Вам лично, не привело к желаемым действиям по исправлению нарушений, взятых на себя обязательств, согласно подписанному Вами договору № 111 от 01.02.2011, и соответственно Ваша компания так и не оплатила ***** руб. за товар, поставленный нами вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, то мы вынуждены обратиться в суд, для разрешений, возникших между нашими компаниями разногласий.
С уважением,
Директор ООО «Железобетон»
П.П. Петров
05.05.2014