Делегирование: как не перегнуть палку
Ритм современной жизни требует от человека большой ответственности и выполнения многих задач. И когда их становится слишком много, приходится обращаться за помощью к другим людям.
Такой способ решения задач называется делегированием или покупкой времени. Делегирование позволяет сбросить человеку бремя маловажных задач и сконцентрироваться на важнейших и срочных заданиях. Но при этом важно не перегнуть палку.
Многие руководители совершают классическую ошибку – полностью отдают задачу подчиненному, не материализируя ее в своем расписании. В итоге ответственный за исполнение вынужден напоминать своему начальнику о необходимости проверить или принять работу.
Эксперты рекомендуют отдавать только задачу, но не напоминание о ней. Материальное напоминание должно остаться на контроле. Существуют следующие виды ее реализации:
• сохранение копий электронных сообщений подчиненным с описанием задания в папках регулярности контроля – ежедневный, еженедельный и т.п.
• аудиозапись на цифровой диктофон;
• карточка поручения.
В первом случае менеджер должен просматривать соответствующие папки с указанной частотой, напоминая исполнителю о необходимости отчитаться или прислать готовую работу. Здесь пригодятся навыки десятипальцевой печати или работы с планировщиками типа Microsoft Outlook.
Второй способ позволит иметь аудиозапись, имя файла которой напомнит о задании. Исполнитель же не будет постоянно тревожить шефа с вопросами «Что делать?», так как присланная на имейл запись может быть неоднократно прослушана.
Поможет и бумажная или электронная карточка поручения – наследие советского прошлого. Достаточно подготовить несколько бланков, содержащих:
• ФИО поручителя;
• ФИО исполнителя;
• дата поручения;
• срок исполнения;
• содержание поручения
Конечно, можно полагаться на свою память, однако этот инструмент крайне ненадежный – через некоторое время задания могут стереться оттуда, уступив место другим, более важным, проблемам. Перечисленные же виды материализации более действенны и могут быть отсортированы по исполнителям, сроку исполнения, важности, степени готовности и другим параметрам.
Грамотное делегирование не только облегчит жизнь мегаруководителя, но и поможет ему сохранять баланс между работой, хобби и семейной жизнью, благодаря чему все останутся довольны.
Приглашаем Вас на бизнес тренинги для руководитей
