Как провести совещание?

 Совещания, планерки, собрания, «летучки», «пятиминутки» - никто их не любит, считая пустой тратой  времени. Многие еще и боятся, а значит, тратят свои нервные клетки.

Но что делать, если вы - руководитель, который обязан проводить эти совещания?

 

Составляем программу

Программа совещания должна быть вами четко расписана по пунктам. Будет лучше, если подчиненные заранее с ними ознакомятся, тогда на конкретные вопросы у вас есть шанс получить обоснованные ответы.

 

Собрание без повестки все равно что экспедиция без карты: или каждый участник примется говорить о своем наболевшем, и вы получите шум, гам и ноль результата, или же все будут молчать и совещание зайдет в тупик.

Обсудив один пункт, не просто ставьте галочку, а записывайте конкретное решение проблемы, сроки выполнения и ответственного.

 

 

«Пятиминутки»

Если времени в обрез и нужно быстро провести совещание, необходимо сократить и количество сбора сотрудников и время, которое уходит на проведение этого мероприятия.

Если вы объявили «пятиминутку», уложитесь в обозначенные рамки, не разводите демагогию на сорок минут, ведь вам нужно еще выслушать других участников. В среднем такое совещание должно длиться 15-30 минут.

 

В узком кругу

Практика показывает, что самые нерезультативные собрания – это те, на которых присутствует весь коллектив – от директора до уборщицы. Как правило, большинство никак участвовать не могут! Или их вообще не касаются озвученные проблемы, или они не обладают достаточными полномочиями, чтобы повлиять на их разрешение.

Вывод: Список приглашенных на совещание лиц должен соответствовать пунктам повестки дня.

 

Онлайн совещание

Современный вид совещания – обсуждения назревшей проблемы через единую Интернет-сеть организации (например, можно использовать чаты Skype).

Таким образом вам не придется срывать сотрудников с рабочих мест, отчитывать опоздавших или произнося речь, параллельно пытаться понять, что там рисует у себя в записной книжке ваш зам: по делу или нет? Все внимание участников совещания будет только вашим!

 

Не обязательно проводить совещание в строго формальной обстановке. В ваших силах сделать его менее напряженным, «разрядить» обстановку доброжелательным тоном, корректной шуткой - конечно все зависит от повестки дня. И не забудьте закончить совещание обязательными словами благодарности ко всем участникам.

 

Советуем посетить тренинг: Личная эффективность руководителя